老闆，你代墊的錢，國稅局可能不認帳！揭秘代墊款的稅務地雷與合法解方

👨‍💻「天啊！公司帳戶的錢還沒進來，但廠商催著要付款了！先用我的個人信用卡刷一下好了…」

這句話，是不是說中了許多創業老闆的心聲？尤其在公司剛起步、資金周轉還不夠靈活時，老闆用自己的錢代墊公司費用，幾乎是家常便飯。從買文具、支付運費，到應急的採購款項，甚至是用個人卡刷了幾筆線上廣告費… 這些情況屢見不鮮。

最近，一位經營網路電商的小陳老闆就向德維會計事務所求助：「我這樣用自己的錢墊公司費用，內帳到底要怎麼記才對？這些錢以後能拿回來嗎？會不會有稅務問題？我真的搞不清楚！」

小陳老闆的困惑，正是許多中小企業主和新創公司面臨的普遍問題。老闆代墊款項雖然方便，但如果處理不當，可能導致帳務混亂，公私不分，甚至在未來引發不必要的稅務問題，最嚴重的是，這些代墊的錢，國稅局可能根本不認帳！

德維會計事務所理解您的擔憂！本文將為您深入解析老闆代墊公司款項的正確內帳記錄方式、稅務注意事項，並提供實用的操作建議，助您合法合規，輕鬆管理代墊款項，讓您的公司財務清晰透明！

一、為什麼老闆會代墊公司款項？常見情境解析

老闆代墊公司款項，通常發生在以下幾種情境：

1. 新創公司資金周轉不靈： 創業初期資金有限，公司帳戶餘額不足以應付即時支出。

2. 緊急狀況或小額支出： 臨時性、金額較小的費用，來不及走公司正式的請款或撥款流程。

3. 支付便利性考量： 例如線上採購、出差應急，使用個人信用卡或行動支付更為便捷。

4. 缺乏會計概念： 老闆不清楚正確的會計處理方式，誤以為只要是公司支出，用誰的錢墊付都一樣。

5. 公私帳戶未完全分離： 在公司初期，可能尚未建立完善的公司銀行帳戶體系，導致資金混用。

   
   

二、老闆代墊款項的「內帳」正確記錄方式：公私分明是關鍵！

處理老闆代墊款項的核心原則就是：公私分明，每一筆代墊款項都必須有憑有據地記錄。 這樣不僅能保障老闆的權益，確保代墊的錢能合法歸還，也能避免公司帳務混亂，為未來的稅務申報打下良好基礎。

• 核心會計科目： 在會計上，老闆代墊公司的款項，應記錄在「股東往來-貸方」這個科目下。
  

  「股東往來-貸方」： 代表公司向負責人（股東）借入資金，是公司對負責人（股東）的負債。這表示公司「欠」老闆這筆錢，未來需要歸還。
  

正確記錄步驟：

1. 務必收集並保存憑證：

   • 每次老闆用個人資金代墊公司費用時，務必取得以「公司名義」開立的發票、收據或相關證明文件。 發票抬頭必須是「公司名稱」，並載明「統一編號」。若為收據，需有店家名稱、負責人章及統一編號（若有）。

   • 德維提示： 這是最重要的步驟！沒有憑證，再多的代墊款也無法合法報銷。
     

2. 建立詳細的代墊清單：

   • 建議製作一份簡單的「老闆代墊款項明細表」，詳細記錄每一筆代墊的資訊：

     • 日期： 代墊發生的日期。

     • 項目/用途： 具體的支出內容（例如：購買辦公文具、支付網站維護費、出差交通費）。

     • 金額： 代墊的實際金額。

     • 憑證類型與號碼： 發票號碼、收據號碼等。

     • 備註： 任何需要補充的說明。
       

3. 內帳分錄範例：

   • 當老闆代墊公司費用時： （假設老闆代墊了 5,000 元的辦公文具費，取得公司抬頭發票）

     • 借：文具用品費 (或相關費用科目，例如：差旅費、廣告費、雜項購置) $5,000

     • 貸：應付負責人款項 (或 股東往來-貸方) $5,000

     • 說明： 這表示公司增加了一筆費用，同時也增加了一筆對負責人的負債。
       

   • 當公司將代墊款歸還給老闆時： （假設公司從銀行帳戶歸還了 5,000 元給老闆）

     • 借：應付負責人款項 (或 股東往來-貸方) $5,000

     • 貸：銀行存款 (或 現金) $5,000

     • 說明： 這表示公司減少了一筆負債，同時也減少了銀行存款。
       

   德維提示： 即使是小額代墊，也應建立良好的記錄習慣。這些零星的代墊款累積起來，金額可能不容小覷，若無憑證或記錄，未來將難以釐清。
   

三、老闆代墊款項的「稅務」注意事項與風險：避免踩雷！

正確記錄代墊款項，不僅是為了內部管理，更是為了符合稅務法規，避免不必要的稅務風險。

1. 合法報銷的憑證要求：

   • 發票抬頭必須是「公司名稱」及「統一編號」。 這是最基本的原則。若發票抬頭是個人姓名或統編錯誤，該筆費用將無法合法認列為公司費用，國稅局將不予認帳！

   • 收據需有統一編號或店家名稱及負責人章。 確保收據的合法性與真實性。

   • 用途必須與公司業務相關，且符合稅法認列費用標準。 例如，個人旅遊費用就不能報銷為公司差旅費。
     

2. 避免「股東往來-借方」過大：

   • 「股東往來-借方」 代表負責人（股東）向公司借錢，是公司對負責人的「應收帳款」。

   • 若「股東往來-借方」金額過大且長期未還，國稅局可能會將其視為「變相盈餘分配」，即認定公司實際已將盈餘分配給股東，但未依法課徵股東個人綜合所得稅。一旦被查獲，將會追補股東個人綜合所得稅，並可能加徵罰款。

   • 強調： 「股東往來-貸方」是公司欠股東錢，是正常且健康的財務往來；而「股東往來-借方」則是股東欠公司錢，應盡量避免長期累積過大。
     

3. 資金來源證明：

   • 若老闆代墊公司的金額巨大，或公司長期有大量的「應付負責人款項」未歸還，國稅局在查核時，可能會要求負責人提供代墊資金的個人來源證明（例如個人銀行明細、資金存入證明），以確認資金的真實性，避免洗錢或虛報資金的疑慮。
     

   德維提示： 妥善記錄與合法憑證是避免稅務風險的黃金法則。許多老闆會不小心拿個人消費的發票來報銷，這是稅務機關查核的重點，務必避免。
   

四、實際操作建議：如何讓代墊流程更順暢？

為了減少老闆代墊的頻率，並讓代墊流程更合規順暢，建議您：

1. 盡早設立公司專用銀行帳戶：

   • 將公司資金與個人資金完全分開，這是財務管理的第一步。所有公司收入應進入公司帳戶，所有公司支出應從公司帳戶支付。
     

2. 建立簡單的報銷制度：

   • 即使是小公司，也應建立一個簡單的報銷流程。例如，規定員工或老闆代墊後，需在一定時間內（如一週內）提交憑證和代墊明細，由財務人員（或會計師）審核後歸還。
     

3. 定期結算與歸還代墊款項：

   • 建議每月或每季定期將累積的代墊款項歸還給負責人，避免「應付負責人款項」金額累積過大。這不僅能讓帳務清晰，也能讓老闆的資金回籠。
     

4. 優先使用公司信用卡/簽帳卡：

   • 盡量申請公司名義的信用卡或簽帳卡，用於支付公司費用。這樣能直接從公司帳戶扣款，減少代墊情況，也方便帳務記錄。
     

5. 委託專業會計師事務所協助：

   • 這是最省時省力且最能確保合規的方式。專業會計師事務所能協助您建立健全的內帳系統、審核憑證、處理稅務申報，並提供專業的稅務規劃建議，讓您無後顧之憂。
     

五、德維會計事務所如何協助您處理老闆代墊款項？

德維會計事務所擁有豐富的實務經驗，能為您提供全方位的專業協助：

• 專業帳務輔導： 協助您建立符合稅法規定的健全內帳系統，確保每一筆代墊款項都能正確記錄。

• 憑證審核與管理： 輔導您正確收集、審核代墊憑證，確保其合法性與合規性，避免稅務風險。

• 稅務諮詢與規劃： 針對「股東往來」科目進行風險評估，提供專業稅務建議，避免被國稅局誤判為變相盈餘分配。

• 定期財務報表編製： 定期為您編製清晰的財務報表，讓您清楚掌握公司資金流向、費用支出，以及對負責人的代墊款項狀況。

• 一站式服務： 從日常記帳、稅務申報到會計師查核，我們提供一站式服務，讓您專注於事業發展。
  

結語

回到小陳老闆的案例。透過德維會計事務所的輔導，小陳現在不僅能清楚記錄每一筆老闆代墊的款項，也了解了如何合法報銷，並定期將代墊款歸還給自己。他的公司帳務變得清晰透明，不再擔心稅務問題，讓他能更專注於網路商店的業務拓展，安心經營。

正確處理老闆代墊公司款項，是企業財務健康的基石，也是避免潛在稅務風險的重要環節。別讓這些看似瑣碎的會計問題，成為您創業路上的絆腳石！更重要的是，別讓您代墊的錢，因為處理不當而被國稅局拒絕認帳！

如果您也有類似的困擾，或對公司帳務、稅務有任何疑問，歡迎隨時聯繫德維會計事務所。讓我們用專業知識，為您的事業保駕護航，助您在創業路上穩健前行！